Une régie d'avance est une somme d'argent dont le (la) mandataire de la
coopérative scolaire confie la gestion à un(e) enseignant(e) de l'école.
Cette somme est versée afin de pourvoir aux petites dépenses
occasionnées par un projet pédagogique.
Une régie d'avance est destinée à faciliter le fonctionnement de la
coopérative au sein des multiples classes de l'école ;
elle n'est pas destinée à partager la coopérative générale en parts
égales entre les classes, mais à rendre possible une petite autonomie
de chaque classe.
Son montant est donc limité (pas plus de 150 euros en principe), son
fonctionnement doit être discuté entre les enseignants de l'école.
Il peut être intéressant, par exemple, de choisir la répartition des
régies (identiques pour chaque classe, ou au prorata de l'effectif de
chaque classe, ou autre...),
de choisir un plafond pour une dépense unique (au delà duquel la
coopérative générale prendra la dépense en charge), ou tout autre
critère pertinent.
Au besoin, une régie d'avance peut être reconduite en cours d'année
moyennant un accord entre enseignants de l'école.
L'idée générale est de co-gérer la coopérative en ayant un
fonctionnement à plusieurs.
L'enseignant(e) qui reçoit la régie d'avance doit en assurer la
responsabilité ainsi que la comptabilité (simplifiée).
Pour assurer la sécurité du montant qui lui est confié, il est vivement
recommandé de déposer cette somme sur son propre compte bancaire.
Cette pratique, tout à fait légale, doit donc s'entourer de procédure
simples, mais encadrantes.
L'enseignant(e) qui reçoit cette régie d'avance devra ensuite conserver
les preuves de ses achats (tickets, factures...),
les stocker dans un cahier où seront également décrits ces achats et
leurs destinations et le solde de la régie reçue.
Enfin, ce cahier sera remis au (à la) mandataire de la coopérative
générale pour vérification
lors de la restitution des sommes non dépensées en fin d'année scolaire.
Quant au (à la) mandataire de la coopérative scolaire, il (elle) voit
son travail smiplifié, car pour chaque régie d'avance,
trois écritures (voire deux seulement) seront nécessaires
pour rendre compte dans Retkoop de toutes les opérations
réalisées avec la régie d'avance qui aura été versé, quel que soit leur
nombre pour une même régie
(voir "Comment
comptabiliser une régie d'avance").
