compta-mandataire

5. Comment comptabiliser une régie d'avance ?

Une régie d'avance comporte deux étapes : le versement et la restitution.

1. Le versement
Verser une régie d'avance, c'est déplacer de l'argent de la coopérative générale sans le dépenser.

Seules, une dépense ou une recette font l'objet d'une ventilation, car elles doivent être intégrées au bilan annuel.
Il n'y a donc pas lieu de ventiler le versement d'une régie d'avance.

Dans le cahier de comptabilité, deux colonnes sont dédiées à la gestion d'une régie d'avance : ce sont les colonnes I et J. Elles sont reconnaissables à leur couleur grisée.
Pour verser une régie d'avance, on commence par l'enregistrer comme une opération ordinaire (date, libellé, n° de chèque)... ...puis on l'inscrit dans la colonne I (Régie versée) et en colonne O (Sortie du compte courant)...
...puis on valide avec le bouton <Valider>. Aucune ventilation n'est nécessaire puisqu'on vient seulement de décrire un déplacement d'argent, sans dépense ni recette.

2. La restitution d'une régie d'avance

Attention : il est préférable pour ces opérations d'utiliser le cahier en visualisation "classique".

Avant la fin de l'année scolaire,
tous les reliquats de régies d'avances doivent être restitués à la coopérative générale
pour permettre d'établir le bilan annuel.

Cette opération se passe en deux temps :
1- la restitution du reliquat et sa comptabilisation dans Retkoop ;
2- la justification des dépenses de régie et leur comptabilisation dans Retkoop.

1. Le reliquat fait l'objet d'un paiement par chèque du compte personnel de l'enseignant(e) qui a reçu la régie
vers le compte bancaire de la coopérative générale.
Il s'agit alors d'un déplacement d'argent de la coopérative sans dépense ni recette, donc sans ventilation.

Première opération : on verse le reliquat de la régie d'avance sur le compte bancaire. On l'inscrit dans la colonne "Montant retourné" des régies d'avances. Dans notre exemple, 100 euros avaient été versés en régie d'avance pour la classe 1 (lignes en bleu) ; 25 euros sont rendus parce qu'ils n'ont pas été dépensés (lignes en rose).
On valide directement sans ventiler car il n'y a ni dépense ni recette.

2. La partie de la régie d'avance qui a été dépensée est intégrée à la comptabilité de la coopérative générale.
Quelques explications : si on revient à l'objet d'une régie d'avance, il s'agit de financer les petits projets de la classe.
Ces dépenses ont concrètement été effectuées, le cahier de mini-comptabilité en atteste ;
il faut donc effectuer une ventilation puisqu'il y a eu des dépenses.
Il conviendra donc de placer le montant des dépenses de régie dans la colonne "Dépenses des activités éducatives" (6180)
ainsi que dans la colonne "Montant expliqué" des régies d'avances.

Ligne 8 : au 30 juin, on enregistre les montants qui ont effectivement été dépensés à l'aide de la régie d'avance. Dans notre exemple, 75 euros ont été dépensés sur les 100 euros de la régie d'avance initiale.	.
Dans la colonne J de régies d'avances ("Montant expliqué"), on inscrit les 75 euros dépensés à l'aide de la régie d'avance par la classe 1. A noter : une fois que le retour de régie d'avance (rendu et expliqué) est enregistré dans Retkoop, les deux colonnes doivent être équilibrées en bas de page. Dans le cas de multiples régies d'avances, l'équilibre doit être réalisé. Ceci s'explique simplement par le fait que l'ensemble des régies d'avances versées doit être égal à la somme de ce qui est rendu et dépensé.
Enfin, dans la colonne AA (code 6180, "Activités éducatives"), on inscrit ce même montant de 75 euros au titre de ce qui a été dépensé à l'aide de la régie d'avances pour les projets de la classe.
Il ne reste plus qu'à valider et l'opération est enregistrée.

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