compta-mandataire

5. Quelques outils supplémentaires :

dématérialiser une pièce comptable et la stocker en ligne
imprimer le récapitulatif d'une opération
regrouper des opérations sur une action
imprimer le cahier de comptabilité
sortir du cahier

a. Dématérialiser et stocker une pièce comptable
Lorsqu'une ligne est validée, deux outils apparaissent. Le premier est la possibilité de sauvegarder la pièce comptable (ticket de caisse, facture,etc)
directement dans l'espace de stockage du logiciel, ce qui permet par la suite de la retrouver très facilement :

En colonne C, une mini-commande est proposée. Première étape : vous scannez votre pièce comptable et vous stockez l'image dans un répertoire de votre ordinateur. Ensuite, vous cliquez sur l'icône qui vous donne accès à une seconde page ; il vous est alors demandé d'indiquer le fichier-image de votre pièce comptable.
Cliquez sur le bouton <Parcourir> pour indiquer la localisation de votre fichier, puis cliquez sur <Envoyer l'image>. Votre pièce comptable est enregistrée. Pour la retrouver par la suite, la même procédure sera réemployée.

b. Imprimer une opération comptable pour l'archiver au format papier
Vous venez de saisr votre ligne comptable et vous souhaitez l'imrpimer pour en conserver une archive papier.
Cette opération est très simple :

Dans la colonne E, juste à gauche du libellé de votre opération,
une petite icône est apparue

.

Si vous cliquez sur cette icône, Retkoop génère un fichier PDF
qu'il vous est très facile d'imprimer.

c. Le regroupement d'opérations

Vous organisez une action qui comprendra un bon nombre d'opérations, tant de dépenses que de recettes.
Retkoop vous donne la possibilité de poser une ou deux "étiquettes" sur ces opérations afin de les regrouper dans un tableau de synthèse.
Au dessous des lignes du cahier comptable, vous pouvez voir le tableau suivant :

Lorsque vous saissez votre opération comptable, vous pouvez lui attribuer une "étiquette", par exemple "Soirée jeux coopératifs"
comme dans l'exemple qui suit. Cette étiquette, si elle est apposée à diverses opérations, permettra à Retkoop de les regrouper
et de faire un récapitulatif de toutes les opérations portant cette même étiquette.
Vous pouvez mettre 2 étiquettes simultanées pour une même opération :
par exemple "Soirée jeux coopératifs" pour l'étiquette A et "Classe 1" pour l'étiquette B.
Par défaut, les étiquettes portent le nom des actions nationales de l'OCCE ; si vous décidez d'utiliser une étiquette qui vous est propre,
il vous suffit de l'inscrire dans le cadre A, elle sera alors ajoutée à la liste des étiquettes A (de même pour B).

Pour ajouter une étiquette à une opération, vous pouvez donc:
- soit choisir une étiquette existante en faisant apparaître la liste lors de la saisie en colonne G, puis cliquer sur l'étiquette de votre choix ;
- soit créer une nouvelle étiquette en l'écrivant dans le cadre vide de la colonne G, cette étiquette sera alors ajoutée à la liste pré-existante.

Notre exemple :

Nous avons saisi quatre opérations comptables pour un projet d'invitation des parents à venir pratiquer des jeux coopératifs un soir à l'école. Ces quatre opérations portent l'étiquette "Soirée jeux coopératifs". Ce sont des opérations ordinaires qui peuvent être mélangées à d'autres au cours de l'année.
Arrive maintenant le moment de faire le bilan de cette soirée et d'utiliser la fonctione de regroupement pour construire la synthèse financière de cette soirée. En bas du cahier de comptabilité, vous avez un bouton qui vous propose de choisir une étiquette ; nous choisissons "Soirée jeux coopératifs" puis nous cliquons sur <Cliquer ici>.
Nous obtenons alors le tableau ci-contre. A noter : si le bilan est positif, la ligne de synthèse sera verte et rouge si le bilan est négatif. En cliquant sur <Version imprimable>, Retkoop génère un fichier PDF qu'il vous est facile d'imprimer. Vous pouvez combiner deux étiquettes simultanément pour générer par exemple une synthèse pour la "Soirée jeux coopératifs" et la "Classe 1".

d. Imprimer le cahier de comptabilité

Il est à la fois facile et utile d'imprimer le cahier de comptabilité :

Vous disposez au dessous des lignes du cahier comptable d'un bouton <Version imprimable>.

Un clic sur ce bouton génère un fichier PDF imprimable qui rassemble toutes les lignes du cahier comptable.

Les x premières pages sont les opérations
et les x pages suivantes sont la ventilation de ces opérations. S'il n'est peut-être pas d'imprimer la seconde partie du fichier, choisissez ce que vous voulez éditer.

Attention à choisir le format paysage à l'impression, faute de quoi la lecture sera difficile au format A4.

e. Sortir du cahier et retourner au sommaire

Ce bouton a une fonction bien explicite.
Néanmoins, il est important de l'utiliser car la validation définitive des opérations est asssurée par sa fonction.
Ayez donc soin de l'utiliser pour quitter votre cahier de comptabilité.