Clore le cahier de comptabilité, c'est indiquer à Retkoop
que toutes les opérations comptables ont été enregistrées et que
l'année comptable est terminée.
Dès que le logiciel dispose de cette information, il procèdera à la
construction du bilan annuel à votre place,
sauf si quelques incohérence l'en empêchent. Dans ce cas, il vous
indiquera ce qui ne va pas, ce qui vous facilitera la correction
nécessaire.
Avant toute clôture, les régies
d'avances doivent être soldées,
c'est-à-dire que l'argent de ces régies qui n'a pas été dépensé doit
être restitué à la coopérative,
et les écritures de régie d'avance doivent être faite (retour des
reliquats).
Pour connaître comment solder les régies,
reportez-vous au menu général de l'aide, puis à la rubrique dédiée aux
régies d'avances.
Une fois cette opération initiale effectuée,
vous devez vous assurer d'avoir bien en registré toutes les opérations
concernant l'année scolaire qui se termine
et avoir pointé toutes les opérations apparues sur les relevés
bancaires
(voir la section "Comptabilité quotidienne", "Le pointage des
opérations").
Comment clore le cahier ?
Dans le cahier de comptabilité, au dessous des lignes d'opérations, un
rectangle violet apparaît en fin d'année scolaire (juin).
Quand la clôture est possible, un bouton <Clore le cahier de
comptabilité> est disponible.
Si ce bouton n'apparaît pas, un message le remplace pour vous dire ce
qui ne va pas :
par exemple, si les régies d'avances ne sont pas équilibrées, la
clôture ne sera pas possible, et Retkoop vous l'indiquera.
Si vous demandez la clôture du cahier, une confirmation vous sera
demandée ;
si vous la confirmez, la clôture est effectuée et est irréversible,
sauf à demander à votre OCCE de réouvrir le cahier clos par erreur.
Dès ce moment, Retkoop passe à l'étape suivante, et vous propose de
compléter le Compte-rendu d'activités.
Ce compte-rendu est obligatoire
car il justifie de l'existence de votre coopérative : à quoi
servirait-elle si elle ne proposait aucune activité ?
De plus, la sommation de l'activité de toutes les coopératives
scolaires du département
donne à l'OCCE un aperçu très utile à ses choix et aux orientations à
prendre.
Il est donc plus qu'utile de remplir ce compte-rendu d'activité pour
permettre de donner les bonnes impulsions à votre OCCE.
